La dematerializzazione dei documenti cartacei ha dei vantaggi che le aziende possono sfruttare in ambiti differenti, come ad esempio:
- contratti
- ciclo passivo
- rapporti con i clienti
- risorse umane
- ordini
- logistica
Cos’è la dematerializzazione dei documenti
La dematerializzazione dei documenti è il processo attraverso il quale un documento cartaceo viene trasformato in digitale.
La dematerializzazione dei documenti diventa davvero strategica se si conclude con la conservazione a norma, che si attua attraverso 2 passaggi fondamentali:
- la memorizzazione del file o del documento su una piattaforma digitale;
- la successiva apposizione della firma digitale e della marca temporale che certifica la data dell’operazione.
Alla fine di questi passaggi, la copia digitale del documento dematerializzato avrà la stessa validità del cartaceo.
I vantaggi della dematerializzazione
È evidente che la dematerializzazione dei documenti ha dei vantaggi per le aziende. Infatti il documento digitale apporta dei benefici in termini di:
- risparmio della carta
- conservazione del documento nel tempo, senza rischi di deterioramento
- recupero degli spazi rispetto a quelli dei voluminosi documenti cartacei
- accesso ai documenti in modo sicuro e veloce (con le dovute autorizzazioni)
- consultazione dei documenti svincolata da uno spazio e un tempo specifici (l’unica prerogativa è la connessione a Internet)
- la possibilità di utilizzare il documento digitale come modello per la creazione di altri documenti successivi e di produrre infinite copie dello stesso documento conformi all’originale.
- la possibilità di concentrare in un unico punto tutte le informazioni di un’azienda e, dunque, la standardizzazione dei processi e l’analisi delle performance.
In Italia sono poche le aziende che conoscono praticamente i vantaggi della dematerializzazione. Ecco perché meno del 50% delle aziende ha intrapreso la strada della digitalizzazione.
Noi spingiamo, anche attraverso i nostri workshop, la digitalizzazione a 360 gradi delle aziende, anche delle PMI. La dematerializzazione dei documenti è solo un tassello della più ampia digitalizzazione, ma apporta dei vantaggi in termini di produttività, efficienza dei processi e riduzione dei costi. Insomma, dei vantaggi per nulla banali, che possono trasformare l’azienda in chiave digitale e farla crescere rapidamente nel proprio mercato anche rispetto ai competitor.