I 7 vantaggi della dematerializzazione dei documenti

dematerializzazione documentiLa dematerializzazione dei documenti cartacei ha dei vantaggi che le aziende possono sfruttare in ambiti differenti, come ad esempio:

  • contratti
  • ciclo passivo
  • rapporti con i clienti
  • risorse umane
  • ordini
  • logistica

Cos’è la dematerializzazione dei documenti

La dematerializzazione dei documenti è il processo attraverso il quale un documento cartaceo viene trasformato in digitale.

La dematerializzazione dei documenti diventa davvero strategica se si conclude con la conservazione a norma, che si attua attraverso 2 passaggi fondamentali:

  • la memorizzazione del file o del documento su una piattaforma digitale;
  • la successiva apposizione della firma digitale e della marca temporale che certifica la data dell’operazione.

Alla fine di questi passaggi, la copia digitale del documento dematerializzato avrà la stessa validità del cartaceo.

I vantaggi della dematerializzazione

È evidente che la dematerializzazione dei documenti ha dei vantaggi per le aziende. Infatti il documento digitale apporta dei benefici in termini di:

  • risparmio della carta
  • conservazione del documento nel tempo, senza rischi di deterioramento
  • recupero degli spazi rispetto a quelli dei voluminosi documenti cartacei
  • accesso ai documenti in modo sicuro e veloce (con le dovute autorizzazioni)
  • consultazione dei documenti svincolata da uno spazio e un tempo specifici (l’unica prerogativa è la connessione a Internet)
  • la possibilità di utilizzare il documento digitale come modello per la creazione di altri documenti successivi e di produrre infinite copie dello stesso documento conformi all’originale.
  • la possibilità di concentrare in un unico punto tutte le informazioni di un’azienda e, dunque, la standardizzazione dei processi e l’analisi delle performance.

In Italia sono poche le aziende che conoscono praticamente i vantaggi della dematerializzazione. Ecco perché meno del 50% delle aziende ha intrapreso la strada della digitalizzazione.

 

Noi spingiamo, anche attraverso i nostri workshop, la digitalizzazione a 360 gradi delle aziende, anche delle PMI. La dematerializzazione dei documenti è solo un tassello della più ampia digitalizzazione, ma apporta dei vantaggi in termini di produttività, efficienza dei processi e riduzione dei costi. Insomma, dei vantaggi per nulla banali, che possono trasformare l’azienda in chiave digitale e farla crescere rapidamente nel proprio mercato anche rispetto ai competitor.