Categoria: conservazione digitale

La dematerializzazione dei documenti cartacei ha dei vantaggi che le aziende possono sfruttare in ambiti differenti, come ad esempio:

• contratti
• ciclo passivo
• rapporti con i clienti
• risorse umane
• ordini
• logistica

Cos’è la dematerializzazione dei documenti

La dematerializzazione dei documenti è il processo attraverso il quale un documento cartaceo viene trasformato in digitale.

La dematerializzazione dei documenti diventa davvero strategica se si conclude con la conservazione a norma, che si attua attraverso 2 passaggi fondamentali:

• la memorizzazione del file o del documento su una piattaforma digitale;
• la successiva apposizione della firma digitale e della marca temporale che certifica la data dell’operazione.

Alla fine di questi passaggi, la copia digitale del documento dematerializzato avrà la stessa validità del cartaceo.

I vantaggi della dematerializzazione

È evidente che la dematerializzazione dei documenti ha dei vantaggi per le aziende. Infatti il documento digitale apporta dei benefici in termini di:

• risparmio della carta
• conservazione del documento nel tempo, senza rischi di deterioramento
• recupero degli spazi rispetto a quelli dei voluminosi documenti cartacei
• accesso ai documenti in modo sicuro e veloce (con le dovute autorizzazioni)
• consultazione dei documenti svincolata da uno spazio e un tempo specifici (l’unica prerogativa è la connessione a Internet)
• la possibilità di utilizzare il documento digitale come modello per la creazione di altri documenti successivi e di produrre infinite copie dello stesso documento conformi all’originale.
• la possibilità di concentrare in un unico punto tutte le informazioni di un’azienda e, dunque, la standardizzazione dei processi e l’analisi delle performance.

In Italia sono poche le aziende che conoscono praticamente i vantaggi della dematerializzazione. Ecco perché meno del 50% delle aziende ha intrapreso la strada della digitalizzazione.

Noi spingiamo, anche attraverso i nostri workshop, la digitalizzazione a 360 gradi delle aziende, anche delle PMI. La dematerializzazione dei documenti è solo un tassello della più ampia digitalizzazione, ma apporta dei vantaggi in termini di produttività, efficienza dei processi e riduzione dei costi. Insomma, dei vantaggi per nulla banali, che possono trasformare l’azienda in chiave digitale e farla crescere rapidamente nel proprio mercato anche rispetto ai competitor.

La conservazione digitale sta diventando una necessità per tutte le Pubbliche Amministrazioni e anche per le aziende.
Tra gli strumenti della conservazione digitale, la firma digitale svolge un ruolo fondamentale.

La firma digitale è infatti indispensabile per garantire la conservazione e la protezione di tutti i documenti digitali. Vediamo come si inserisce all’interno del più esteso processo di conservazione digitale.

Cos’è la firma digitale e come si utilizza nei documenti digitali

La firma digitale non è altro che, in termini molto semplici, un equivalente digitale della firma autografata che va apposta sui documenti digitali affinché essi abbiano valore legale.

Esistono due modi principalmente per apporre la propria firma digitale in un documento:

• tramite Smart Card;
• tramite Token USB.

La firma digitale è un elemento importante all’interno dei documenti informatici perché, come sottolinea l’articolo 20, comma 3 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), garantisce:

• l’identità del firmatario;
• l’integrità e l’immodificabilità del documento digitale.

Oltre alla firma digitale, un altro importante elemento che non può mancare all’interno dei documenti digitali è la marcatura temporale. Essa aggiunge un’ulteriore informazione sul documento digitale, ovvero il riferimento temporale.

Dunque, firma digitale e marcatura temporale sono due elementi complementari che devono essere presenti all’interno di tutti i documenti digitali aziendali e delle PA.

La firma digitale e la marcatura temporale sono solo alcuni dei requisiti indispensabili che ogni documento digitale deve possedere per rispettare il processo di conservazione digitale.

Conservazione digitale: normativa di riferimento

Quando si parla di conservazione digitale, in effetti, si fa riferimento a una normativa vastissima, in continuo mutamento, che tra qualche mese dovrebbe essere definitiva.

Tra le norme principali di riferimento, ci sono:

• Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 – Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa;
• Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 – Codice in materia di protezione dei dati personali;
• Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 – Codice dell’amministrazione digitale;
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 – Regole tecniche in materia di sistema di conservazione;
• Regolamento (UE) n. 2016/679 – Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).
• Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD);
• Regolamento dell’AgID per l’adozione delle linee guida in attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale;

È importante che ogni azienda conosca la normativa vigente in materia e i successivi sviluppi per poter sfruttare tutti i vantaggi derivanti dalla conservazione digitale.

È probabile che molte aziende non si sentano competenti in materia e non siano sicure di passare alla conservazione digitale.

Copying supporta tutte le aziende che vorrebbero digitalizzarsi e sfruttare la conservazione digitale all’interno dei processi di gestione documentale. 

Possiamo contare su un team di professionisti che mettono in campo ogni giorno le loro competenze digitali e le trasmettono a tutti i clienti per garantire attenzione e cura in tutti i servizi.

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